電子取引ガイド
電子取引の義務化で、
紙の取引は廃止？
まだ紙で請求書・領収書などを保存している方は必見です！！
2024年から電子取引は義務化します
電子帳簿保存法は
「①電子帳簿等保存」「②スキャナ保存」「③電子取引」の3つに保存区分されます。
目次
電子取引とは？
「電子的に授受した取引情報を電子データで保存」すること。 具体的には、メールやシステムで受け取った領収書や請求書などを、「電子データで保存」することをいいます。
電子取引に該当する取引
納税に影響を及ぼす情報が記載された文書をデジタルデータでやり取りした場合の取引情報
※取引先から送られた場合だけでなく、自分で作成した文書を取引先に送る場合も含まれます。
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- メール添付で交付・受領した請求書
- クラウドサービスで交付・受領した請求書や領収書
- ウェブサイト上でダウンロードした領収書
- インターネットバンキングの振り込みに関する取引情報
- スマホアプリ決済の利用明細
- クレジットカードの明細
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用したとき
- 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領したとき
電子帳簿保存法改正のポイント
2024年1月1日以降は電子帳簿保存法の改正により、「電子取引」書類の保存ルールが変わります。
今までは紙で印刷したものを原本として保管できましたが、
2024年1月1日以降は「取引情報を原則データ」で「電子帳簿保存法の要件に則って保存する」必要があります。
2023年度の税制改正大綱により、相当の理由によってシステム対応を行うことができなかった事業者は、2024年以降も一定の条件下で電子取引の出力書面（紙）の保存が可能です。
さらに、これらのルールへの対応は
2024年1月1日以降義務化します。
「電子取引」保存時のルール
電子取引書類保存時の要件（最低限守るべきルール）は以下の４つです。
- システム概要に関する書類の備え付け
- 見読可能装置の備え付け
- 検索機能の確保
- データの真実性を担保する措置
1つ目の、【システム概要に関する書類（データ作成ソフトのマニュアル等）の備え付け】と、
2つ目の、【見読可能装置（データが確認できるディスプレイ・アプリ等）の備え付け】は、
税務職員のみならずその企業自身が電子データを確認するのに欠かせませんから、当然のことです。
対応のポイントとなるのは、【検索機能の確保】と【データの真実性を担保する措置】です。
「電子取引」保存対応でやるべきこと
【検索機能の確保】は、
取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにしなければなりません。
こちらは規則的なファイル名を付けることで対応が可能です。
| 例1) 240101_株式会社〇〇_150000_見積書.pdf 例2) 240310_株式会社〇〇_3200000_領収書.pdf |
【データの真実性を担保する措置】は、
「タイムスタンプ」を利用することで、対応が可能です。
データの訂正や削除を行った履歴が残るなど、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを使用して作った帳簿に関してはタイムスタンプは不要ですが、紙でもらった書類をスキャナ保存する場合や、電子取引で受領した電子データなどに対し「改ざんされていない原本書類である」こと証明するものとして、タイムスタンプの導入の必要があるということです。
また、タイムスタンプ導入の際には、タイムスタンプの付与後にファイルが改ざんされていないか、付与されているタイムスタンプの有効期限が切れていないかを確認するための「一括検証機能」も同時に所持しなくてはならないことも、忘れてはいけません。
まとめ
- 2024年1月1日から請求書類は印刷して保管することができなくなる
- 電子取引情報の保存ルールが変わり、対応も義務
- 最小限の負担で対応するなら stii タイムスタンプサービス
