電子帳簿保存法対応ガイド

 

 

 

 

 

■概要

2024年1月から電子帳簿保存法により、「電子取引」への対応が求められることとなります。

タイムスタンプの付与は、保管される電子データの信頼性を担保するために満たすべき要件のひとつです。

そのために、いまからどのような準備をしておくべきか、電子帳簿保存法とタイムスタンプの関係性について分かりやすく解説します。

 

 

 

 

 

 

■「電子帳簿保存法」とは…?

原則紙での保存が義務づけられている国税関係帳簿書類について、一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること、

電子データで授受した取引情報等の保存義務を定めた法律です。

 

改訂に伴い、電子でやり取りした書類は電子保存が必須ですが、紙文書の電子化はやりやすくなり、

これからはよりいっそうスマートに書類を保存することができます。

それにはまず、電子データを保存、管理するための導入と準備が必要です。改正直前で慌てないためにも、今から社内のデジタル化を推進することで、コスト削減や業務効率の向上などにつとめることができます。

 

この機会にぜひ、業務のスマート化、社内のデジタル化を始めてみませんか？

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・電子帳簿保存

電子的にパソコンを使用して作成した帳簿・書類は紙での保存が義務でしたが、電子データで保存が可能

 

・スキャナ保存

一定の条件で紙の書類をスキャナし、紙ではなく電子データでの保存が可能

 

・電子取引

今まではデータで授受したものを紙で出力し、保存することも可能でしたが、2024年1月から紙での保存が禁止となり、電子授受したデータは電子データのまま保存が義務化

 

この３種類について、「電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの役割」でさらに詳しく説明していきます。

 

 

 

■電子帳簿保存法の対象書類

 

 

 

赤枠部分がタイムスタンプ付与の対象となります。特に電子取引については、”必須”となります。

 

 

■電子帳簿保存法とタイムスタンプの関係性

電子帳簿保存法での「存在証明」、「完全性証明(非改ざん性証明)」という最も重要な項目を満たす手段として、タイムスタンプを付与することが要件の一部となっています。

 

 

【真実性要件】
次の4つのうち、いずれかの措置を行うこと

（発行者側により）タイムスタンプが付された後の授受
（受領者側が）速やかにタイムスタンプを付す
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用
訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

 

 

【可視性要件】
検索項目を「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目に限定
・日付または金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができること
・２項目以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

 

 

上記が、要件を満たせない場合、罰則があります。

・青色申告の承認が取り消される
・推計課税や追徴課税を課せられる
・会社法による過料を科せられる

 

特別控除が受けられなくなったり、会社としての信頼を失うことになります。
電子帳簿保存法の対応ができていない場合、さまざまな罰則を受ける可能性があります。

 

 

 

■「タイムスタンプ」とは…?

タイムスタンプとは、電子データに時刻情報を付与することにより、その時刻にそのデータが存在し（日付証明）、またその時刻から

検証した時刻までの間にその電子情報が変更・改ざんされていないこと（完全性証明）を証明するための技術のことです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

スティータイムスタンプサービス導入後の大きなメリット

・保存スペースの削減

・日時、改ざんの有無を証明することができる

・電子帳簿保存法に対応することができる

 

 

 

・電子帳簿保存

 

 

 

 

一定の条件（以下、スキャナ保存に関する改正事項参照）を満たせない限り、タイムスタンプの付与は必要になってきます。

 

スキャナ保存に関する改正事項
電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等（注1）において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。

(注1)訂正又は削除を行うことができないクラウド等も含まれます。

 

引用：国税庁｜電子帳簿保存法が改正されました

 

一定の条件を満たすのは、JIIMA認証を取得したシステムを使用しなければならず、社内での導入の検討が必要になってきます。スティータイムスタンプサービスを使用すれば、初期費用0円、普段お使いのメール環境で誰でも簡単に始めることができます。

 

パソコンを使用し、会計ソフトなどで電子的に作成した国税関係帳簿や国税関係書類は紙での保存が義務でしたが、電子データで保存が可能になります。これからは紙での保管をなくし、社内でスマートに管理することをおすすめします。

 

社内でのデータ保存を促進していくためにも、タイムスタンプを活用して紙媒体ではなくデータでの保存を行いましょう。タイムスタンプを活用することによって、電子データを変更、改ざんを行っていないことを証明することができます。

 

 

スティータイムスタンプサービスを使用した活用例

①請求書を受領

②会計ソフト等で、電子的に帳簿を作成

➂タイムスタンプを付与することによって、電子的に作成した帳簿をデータのまま保存

 

 

 

・スキャナ保存

 

 

 

 

 

スキャナ保存の場合も、一部条件を除きタイムスタンプが必要となってきます。

約2ヶ月と7営業日以内に、内容の変更や削除が分かるツールやサービスなどを利用し、帳簿書類をスキャン保存した場合は、タイムスタンプが不要となりますが、内容の変更や削除の履歴を残せない方法でスキャン保存を行った場合、約2ヶ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。

 

このように、運用のしやすさを考慮すると結果的にタイムスタンプの導入が必要になってきます。

スキャナ保存では、紙媒体をスキャンしでデータ化し、正しく保存することによってその紙も破棄することができ、スマートに書類を管理することできます。

社内での書類管理をスマートに処理するためにも、タイムスタンプを活用して紙媒体ではなくデータでの保存を行いましょう。

 

 

スティータイムスタンプサービスを使用した活用例

①請求書を受領

②対象となる書類をスキャンしてデータ化する

　※最長2カ月7営業日以内に電子化、取引先名・日付・金額で検索

➂タイムスタンプを付与することによって、紙で受領した書類をデータのまま保存

 

 

タイムスタンプを付与（複数のファイル）

見積書・請求書・領収書などの複数のファイルにタイムスタンプを付与することも可能です。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

スティータイムスタンプサービスを使用した活用例

 

 

相手にタイムスタンプ付きの書類を送信　～営業の方向き～

①メールなど電子的に取引情報を送信

②タイムスタンプを付与することによって、電子的に授受したものは電子データのまま保存

 

取引先に送る際にはCCにstamp@stii.comを追加してください。
タイムスタンプ証明書が送信者はもちろん受信者にもにも届きます。

 

インボイス制度、電子帳簿保存法、共同開発、電子取引などの場面で活用できます。

※インボイス制度や電子帳簿保存法では送信者、受信者両側が電子書類にタイムスタンプを付与しておく必要があります。

 

 

 

 

 

タイムスタンプ証明書と電子書類の保存

メールにて届いたタイムスタンプ証明書を書類原本と同じフォルダに保存してください。

 

 

 

タイムスタンプ付きの書類を受領　～総務・経理の方向き～

①メールなど電子的に取引情報を受領

②タイムスタンプを付与することによって、電子的に授受したものは電子データのまま保存

 

受領の際は、Toにstamp@stii.comを入力して、タイムスタンプを付与したいファイルを添付し送るだけです。

自分にタイムスタンプ証明書が届きます。

 

 

 

 

 

タイムスタンプ証明書と電子書類の保存

メールにて届いたタイムスタンプ証明書を書類原本と同じフォルダに保存してください

 

 

 

 

 

■スティータイムスタンプサービスの特徴

・インボイス制度・電子帳簿保存法（電子取引、スキャナ保存）対応の為の予算が不足してる

・インボイス制度・電子帳簿保存法対応のクラウドやソフトウェアの使い方が分からない

・インボイス制度・電子帳簿保存法対応に必要な人材が不足している

・経理業務を変えず自社サーバーやPC共有フォルダーを利用して電子書類を保管したい

 

 

 

 

 

 

スティータイムスタンプサービスにてデモ体験実施中！

現在、スティータイムスタンプサービスのHPのトップ画面にて、実際に体験していただけるデモ体験を実施しております。

サービス導入を検討していただいている方など、サービスに興味を持っていただけましたら、ぜひ一度体験してみてください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

送信後、ご自身のメールボックスに、タイムスタンプ証明書が届きます。

受領したメールにタイムスタンプ証明書が添付されております。

 

※TSA証明書=タイムスタンプ証明書

※デモ体験で届いたタイムスタンプ証明書はテストのため、公的には認められません。

※トライアルをご希望の方は、2週間トライアルを実施しておりますので、こちらからご登録ください。