好川寛（監修）
「プロゴ税理士事務所代表。20年以上のキャリアをもつ国税OB税理士。税務調査や複雑な税務判断に精通し、幅広い税務相談に対応。クライアントの事業を深く理解し、長期的な視点で最適な税務戦略を支援しています。」
1. 2024年電帳法改正と中小企業の課題
2024年1月の電子帳簿保存法（電帳法）改正により、多くの中小企業が電子データ保存の義務化という新たな課題に直面しています。この法改正は、企業に新たな義務を課す一方で、企業のデジタル化を推進する機会ともなります。しかし、多くの中小企業にとって、この法改正への対応は容易ではありません。人材、予算、既存システムとの整合性など、様々な課題があります。
中小企業が電帳法対応で直面する以下の課題を、stiiタイムスタンプ電子帳簿保存法マネージャーで解決できます。
- 予算が限られているので 高額な投資を避けたい
- 既存の業務フローを大きく変えたくない
- 一度にすべてを変えるのはリスクが高い
- ITに詳しい社員がいないので、複雑なシステムは導入できない
- 異なる形式の文書を扱っているので、一元管理が難しい
これらの課題は、多くの中小企業が電帳法対応を進める上で直面する壁となっています。stiiは、こうした中小企業の悩みに対して、効果的な解決策を提供でき、円滑に電帳法対応をサポートできます。それでは、各課題について詳しく見ていきましょう。
2. 悩み：予算が限られているので高額な投資を避けたい
多くの中小企業では、大規模なシステム投資は困難です。限られた予算内で電帳法に対応するためには、コストパフォーマンスの高いソリューションが求められます。
stiiは追加のハードウェア投資が不要で、既存のPCやサーバーで利用可能なため、初期投資を最小限に抑えることができます。これは、新たなシステムの導入やサーバーの設置が必要な他のソリューションと比較して、大きな優位点となります。また、stiiはタイムスタンプ発行費用が含まれた価格設定を採用しています。導入後に予期せぬ追加料金が発生する心配がありません。多くの中小企業にとって、予算の見通しが立てやすいことは非常に重要です。
3. 悩み：既存の業務フローを大きく変えたくない
中小企業では、長年培ってきた業務フローを大幅に変更することへの抵抗感が強く、新システム導入のハードルが高いです。急激な変更は従業員の混乱を招き、生産性の低下につながる恐れがあります。
stiiは既存の業務フローとの高い親和性があります。経理業務の変更を最小限に抑えられます。請求書や領収書の管理方法を大きく変更する必要がなく、従来の流れを維持したまま電子化を進めることができるのが特徴です。例えば、紙の文書をスキャンしてPDF化し、そのPDFファイルにstiiでタイムスタンプを付与するだけで、法的要件を満たすことができます。このシンプルなプロセスにより、従来の業務フローを大きく崩すことなく、スムーズに電子化を進めることが可能となります。
また、電子データを自社PCやサーバーに保存したまま対応可能なため、データ管理の方法を大きく変更する必要もありません。これは、クラウドへの完全移行を要求する他のソリューションと比較して、大きな利点となります。
このため、業務フローなどを大きく変更せずに電帳法対応を進めることができ、社員の抵抗感も最小限に抑えることができます。
4. 悩み：一度にすべてを変えるのはリスクが高い
多くの中小企業にとって、一度に全社的なデジタル化を進めることは、コスト面でもリスク管理の面でも対応が難しいところです。stiiは、段階的な導入が可能な設計となっており、このような企業のニーズに応えることができます。
例えば、stiiは優先度の高い部署や書類から段階的に導入できます。経理部門から始めて、徐々に営業部門、人事部門へと拡大していくことが可能です。こうすることで、効率的な手順等を確認しながら導入を進められます。
また、文書の種類ごとに段階的に電子化を進めることもできます。例えば、まずは請求書・領収書のみをstiiでタイムスタンプを付与し、その後、見積書や契約書と順次拡大していくといったアプローチも可能です。こうすることで、急激なシステム変更によるリスクを回避しつつ、段階的に全社的なデジタル化を実現できます。
5. 悩み：ITに詳しい社員がいないので、複雑なシステムは導入できない
多くの中小企業では、専門的なIT知識を持つ人材が不足しており、複雑なシステムの導入や運用が難しい状況です。stiiは、このIT人材不足の課題に対して、ユーザーフレンドリーな解決策を提供します。
stiiの最大の特徴は、専門知識がなくても操作可能な直感的なインターフェースです。例えば、タイムスタンプを付与したい文書やフォルダを選択し、クリックをするだけで、簡単にタイムスタンプを付与できます。また、初心者でも理解しやすいチュートリアル機能により、ITに詳しくない従業員でも短時間で操作方法を習得できます。
stiiの導入もWEBで短時間で完結します。複雑なサーバー設定やネットワーク構成の変更は不要で、通常のWebブラウザさえあれば利用可能です。このため、IT専門家が不在の企業でも、経理担当者がstiiの基本的な操作を短期間で習得し、すぐに運用を開始できます。
6. 悩み：異なる形式の文書を扱っているので、一元管理が難しい
中小企業では、取引先や業務に応じて異なる形式の文書を扱っており、これらを一元管理することが課題となっています。stiiは、この異なる文書形式の課題に対しても、効率的にタイムスタンプの付与が可能です。
stiiは、Word、Excel、PDF、JPEG、PNGなど、幅広いファイル形式に対応しています。これにより、異なる形式の文書を一括管理できます。例えば、WordやExcelで作成された資料、PDFの契約書、JPEGの領収書画像など、異なる形式の文書に対して一貫した方法でタイムスタンプを付与し、管理することができます。
また、stiiは大量のファイルにタイムスタンプを一括で付与する機能を備えています。例えば、月末の経理処理時に、その月の全ての請求書や領収書に一度にタイムスタンプを付与することができます。この機能により、多数の文書を効率的に処理することができ、作業時間の大幅な短縮が期待できます。
このような機能を備えているため、異なる形式の文書を個別に変換する手間が削減され、請求書処理などの効率化が図れます。結果として、文書管理の負担が大幅に軽減され、より企業全体の生産性向上につながります。
7. stii で実現する円滑な電帳法対応とデジタル化
stiiタイムスタンプ電子帳簿保存法マネージャーは、中小企業が電帳法対応で直面する様々な課題に対して、効果的なソリューションを提供します。限られた予算、既存業務フローの維持、段階的な導入の必要性、IT人材の不足、多様な文書形式の管理など、中小企業特有の悩みに焦点を当てた機能を備えています。
stiiの導入により、大規模な投資や急激な業務変更を避けつつ、確実に電帳法対応を進めることができます。直感的な操作性により、IT専門家がいなくても安心して利用できる環境を提供し、異なる文書形式に対応した効率的な一元管理が実現可能となります。さらに、stiiは単なる法令遵守のツールにとどまりません。文書管理の効率化や業務プロセスの最適化を通じて、長期的な生産性向上と競争力強化につなげることができます。
お悩みの中小企業の皆様には、この機会にstiiタイムスタンプ電子帳簿保存法マネージャーの導入をおすすめします。電帳法対応という課題を、ビジネス成長の機会に変える第一歩としてみてはいかがでしょうか。
