2024年の法改正を経て、電子帳簿保存法への対応は多くの企業にとって差し迫った課題となっています。特に「電子取引データの電子保存」が完全義務化され、紙に印刷して保管することは原則禁止となり、電子データのまま保存・管理することが義務付けられています。
しかし、まだ一部の企業では未だに「PDFファイルをプリントしてファイル保存している」「請求書や見積書を紙とメール両方で管理している」など、手作業による帳簿処理やPDF書類の個別管理といったアナログな手法が残っており、法令違反のリスクを抱えたままの状態です。
本記事では、特に総務・経理部門の実務担当者に向けて、電子帳簿保存法に対応するための【2025年版チェックリスト】をご紹介しながら、電子帳簿保存法の義務と概要、手作業のリスク、導入すべき機能、そしてチェックリストをわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは何か？
電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを許可・規制する法律であり、1998年に施行されました。以後、法改正を重ねながら現在に至り、企業のペーパーレス化と税務調査の効率化を目的としています。
大きく3つの保存区分がある
電子帳簿等保存（帳簿・決算関係書類）
仕訳帳・総勘定元帳・貸借対照表など。システム上で作成された帳簿類を電子保存する。スキャナ保存（紙をスキャンして保存）
領収書や契約書などを紙で受領した場合、一定の条件下でスキャン保存が認められる。電子取引（メールやWebで受け取ったデータ）
請求書や見積書などをメールやクラウドで受け取った場合は、そのまま電子データで保存する義務がある。
2025年時点で「義務」とされているのは？
電子取引の電子保存は義務化
2022年の改正を経て、2024年以降、電子取引データを紙で保存することは認められなくなり、原則すべて電子保存が必須となりました。
保存対象となるの書類
メールで受領した請求書・見積書（PDFやExcel）
クラウド請求書システムからダウンロードした帳票
ECサイトから受領した納品データや注文書 など
電子保存時には「要件」を満たす必要がある
以下の3つの要件を満たしていない保存は、税務調査で否認される可能性があるため要注意です。
真実性の確保（改ざん防止）
タイムスタンプの付与：データの受領時や保存時にタイムスタンプを付与し、改ざんされていないことを証明
訂正・削除履歴の管理：データの訂正や削除があった場合、その事実と内容を記録
事務処理規程の整備・運用：訂正・削除の防止や運用ルールを明文化し、実際に運用する
可視性の確保（検索性）
検索機能の確保：「取引年月日」「取引金額」「取引先名」で検索できること
見読可能装置の備付け：必要なときに速やかにデータを確認・出力できる体制
システム関係書類の備付け：仕様書や操作マニュアルの整備
定期的な運用管理 保存期間とバックアップ
7年間（場合によっては10年間）の保存義務
定期的な自己チェックや第三者による検証
手作業での対応はもう限界？よくある課題とリスク
1. 作業効率の低下
手書きや手入力は膨大な時間と労力を要し、業務全体の負担が増大。
紙伝票を複数部門で回覧・承認する場合、承認遅延や処理遅延が発生。
2. 人的ミス・重複処理
タイプミスや誤記入、重複請求書の発生率が高い（全請求書の1～2％にエラー）。
誤ったデータ入力が原因で、過払い・未払い・監査指摘などのリスクが増加。
3. コスト増・非効率
1枚の請求書処理コストは10～15ドルにものぼる（Levvel Research調査）。
紙書類の保管・管理・検索にも追加コストと手間が発生。
4. コンプライアンス・税務リスク
手作業では自動検証や監査証跡が残らず、法令違反や税務申告ミスのリスクが高まる。
データの追跡・可視化が困難なため、監査や税務調査時に対応できないケースも。
5. 属人化・ブラックボックス化
担当者の経験や勘に依存しやすく、異動や退職時に業務が引き継げない。
オリジナルの手作業ツールやExcel管理は、他者が理解できずリスクが高い。
未対応企業が直面する法的・業務的リスク
電子帳簿保存法への未対応は、以下のような深刻なリスクを伴います。
法的リスク
罰則・過料：保存要件を満たさない場合、過料や刑事罰が科される場合がある。
重加算税の加重措置：不正や隠蔽が疑われる場合、通常より重い加算税が課される。
青色申告特別控除の適用外：優良な電子帳簿保存が要件となり、未対応だと控除が受けられない。
税務・監査リスク
税務申告の否認・追徴課税：帳簿が信頼できないと判断されると、申告内容が否認される可能性。
監査対応の困難化：必要なデータを即時提示できず、監査法人や税務署との信頼関係が損なわれる。
業務リスク
支払遅延・取引先との関係悪化：承認や処理の遅延で遅延損害金や信用低下につながる。
人的リソースの浪費：本来、分析や付加価値業務に使える時間が、単純作業に奪われる。
最低限必要な電子帳簿保存法対応機能
電子帳簿保存法に準拠したシステムを導入する際は、以下の機能を備えているかを必ず確認しましょう。
2025年対応チェックリスト【総務担当向け】
以下のチェックリストをもとに、自社の現状とギャップを確認してみてください。
【基本要件】
☐ 電子取引で受け取ったデータを紙保存していない
☐ 電子データの保存先は社内で一元管理されている
☐ 日付・金額・取引先で検索できる体制になっている
【技術的要件】
☐ タイムスタンプ付与または訂正・削除履歴が残る機能がある
☐ システムに操作ログが自動記録されている
☐ 保存データの出力・提出（CSV等）が可能
【運用体制】
☐ 社内規程や運用マニュアルが整備されている
☐ 運用フローが全社で統一されている
☐ 定期的な社内チェックやレビュー体制がある
いますぐ始めるべき、初動対応
電子帳簿保存法への対応は、「法律だからやらないといけない」だけでなく、業務効率の大幅向上や、内部統制強化、リスク管理強化にもつながります。
まずは以下の3ステップから始めましょう。
現状把握：どのような電子取引があるか洗い出す
保存対象の明確化：電子保存が必要な帳票をリストアップ
ツール・運用の導入：適切なシステムの選定とマニュアル整備
業界最安値！「stii タイムスタンプ電子帳簿保存法マネージャー」の強み
✅ オンプレミス環境でも使える安心設計
クラウド型の多くは常時インターネット接続を前提としたブラウザ操作ですが、「stii 電帳法マネージャー」はローカルPCや社内サーバー環境で動作します。インターネットに接続せずとも社内ネットワーク内で完結できるため、外部転送に敏感な税務·会計データや、情報統制の厳しい企業でも安心して運用できます。
✅ 複雑な連動、設定なしですぐスタート
クラウドソリューションソフトは、アカウント設定、連動設定、ネットワーク環境など初期セットアップが必要な反面、「stii 電装法マネージャー」は直観的で手軽な使用性でIT知識が深くない誰でも簡単に電子帳簿の保存を始めることができます。
✅ ワンクリックでタイムスタンプ付与
「stii 電装法マネージャー」はPC内でフォルダ単位でタイムスタンプを一括適用することができ、
さらに属性情報の登録もそのままタイムスタンプ付与画面上で完結するため業務効率向上！属性登録忘れや手間を大幅に減らせます。
✅他社に比べて低い総所要コスト
1 PC 単位の単一コストで導入できます。2年目以降の更新費用は6万円～とコストパフォーマンスに優れています。
小規模企業·税務法人など予算が限られているお客様に特に有利です。
✅外部監査·税務調査の際も問題なし
電子帳簿保存法の要件である「タイムスタンプ付与」、「記録日付証明」、「改ざん履歴がわかる」をすべてローカル環境で実現します。
監査対応のためにクラウドサーバーへのアクセスを要求される事もありません。
「まだ対応していないけど、何から手をつければいいのか分からない」という企業にとって、2025年は猶予もなくなる重要な転換点です。
法令遵守はもちろん、業務の無駄をなくすチャンスでもあります。
今回のチェックリストをきっかけに、電子帳簿保存法対応の第一歩を踏み出してみてください。違反リスクを減らし、より効率的な経営基盤づくりを目指しましょう。
