スキャナ保存は
書類によって
保存ルールが変わる？
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？
電子帳簿保存法は
「①電子帳簿等保存」「②スキャナ保存」「③電子取引」の3つに保存区分されます。
スキャナ保存とは？
「スキャナ保存」とは、紙で受領した請求書や領収書などや自社が紙で作成・発行した請求書や領収書などの控えを電子化して保存するときの取扱いについて定めたものです。 スキャナやスマートフォンなどで読み取ったデータを一定の要件に従って保存することで、紙の書類は処分することができます。この制度を活用することで、紙の保管コストの削減や、書類の紛失によるトラブル防止、テレワーク対応の促進などの効果が期待できます。
スキャナ保存に該当する書類
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- 取引相手から紙で受領した書類
- 自社が作成して取引相手に紙で交付する書類の写し
- 店舗で受け取ったレシート
が該当します。
資金や物の流れに直結する重要書類と、それ以外の一般書類に分けて定められています。
対象書類が２つに分類される理由は、書類の重要度によってスキャナ保存をする際に必要とされる保存要件が異なってくるためです。
重要書類には、契約書や納品書、請求書、領収書などが該当し、一般書類とは、見積書や注文書、検収書などです。
スキャナ保存の要件（ルール）
スキャナ保存は、単に紙をスキャン・撮影して画像にすればよいわけではなく、
「真実性の確保」と「可視性の確保」を目的とした要件があります。スキャナやスマートフォンで読み取った画像を紙の代わりとして利用できるようにするためには次のような要件を満たす必要があります。
領収書をスキャンする方法は？
電子帳簿保存法の要件に適したスキャンをするには、スキャナ保存の要件でも取り上げたように、解像度200dpi（ドット・パー・インチ）以上、赤・緑・青の階調各256階調以上（一般書類については白から黒までの（グレースケール）階調256階調以上）の要件を満たす機器を使用してスキャンします。
具体的な方法としては、次のような機器を使用したスキャンが考えられるでしょう。
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スキャナを利用した保存
- コピー機・複合機を利用した保存
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スマートフォンなどのアプリを利用した保存
- デジタルカメラを利用した保存
「スキャナ保存」ですが、スキャナ以外にも複合機やスマートフォンなどによる保存が認められていることがわかります。スキャナ保存といわれるのは、制度の創設当時、原稿台と一体になったもののみに限定されていた名残です。
領収書をスキャンした場合の原本の扱い
以前は、電子帳簿保存法の要件を満たしたスキャナ保存であっても一定の領収書については原本の破棄が制限されていました。しかし2022年1月よりすべての領収書について、スキャナ保存をしている場合は最低限の確認を行ったうえですぐに破棄することが認められるようになりました。
つまり、電子帳簿保存のスキャナ保存の要件を満たして領収書をスキャンすれば、原本をそのまま保存しても、破棄しても問題ないということです。
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の保存義務者に適用されるものですので、法人だけでなく、確定申告を行う個人事業主も対象になります。個人事業主もスキャナ保存の要件を満たして電子保存すれば、領収書の原本を破棄しても問題ありません。
スキャナ保存の注意点
１．スキャナ保存の入力期間を過ぎたら紙のまま保存する
スキャナ保存制度では、「国税関係書類の受領等から最長2か月とおおむね7営業日以内」の入力期間内に保存する必要があります。この入力期間を過ぎてしまった書類は、「要件を満たさない電磁的記録」扱いとなるため要件に沿って処理した上で紙のまま保存することになります。
２．スキャン作業後にタイムスタンプも必ず付与する
入力期間内にスキャン作業を完了しているだけでは、電子帳簿保存法で定められているスキャナ保存の要件を満たせません。タイムスタンプを付与or訂正・削除の記録が残るシステムに保存することで、はじめて完了したと認められます。
３．不備のあるスキャナ画像はNG
スキャナ画像には、一定の解像度が求められます。その上で、書類が正しくスキャンされていなければなりません。ピントが合っていない画像や、一部が切れた画像は不備とされます。
スキャナ保存を始める準備
１．データ化した書類を検索できるようにしておく
スキャナ保存制度では、「国税関係スキャンしたデータは、日付・金額・取引先の3つで検索できる必要があります。単にスキャナデータを保管しておくだけでは、条件を満たしていないので注意しましょう。
２．訂正削除の履歴がわかるシステムかタイムスタンプを利用する
真実性を確保するために、変更履歴がわかるシステムまたはタイムスタンプの利用が必要です。
３．要件の解像度・階調を満たすスキャナを用意する
スキャナ保存には、画像の解像度が明確に規定されています。スキャナ自体に関しても、条件を満たす機器を用意しなければなりません。解像度が200dpi相当以上、赤色、緑色及び青色の諧調がそれぞれ256諧調以上（24ビットカラー）が必要なので、条件を満たせるスキャナを準備が必要です。
まとめ
- 書類の重要度別に保存要件が異なる
- 要件を満たせる機器でスキャンする必要あり
- 編集履歴の残るシステムorタイムスタンプを利用する
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