電子帳簿保存法とは
各税法で原則として紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること、および電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。
3つの区分
電子帳簿保存法は「①電子帳簿等保存」「②スキャナ保存」「③電子取引」の3つに保存区分されます。
区分別の対象書類
①電子帳簿等保存
- 自分で作成した国税関係帳簿
- 自分で作成した決算関係書類
- 自分で作成した取引先に提出する書類の写し
②スキャナ保存
- 取引先から受け取った書類
- 自分で作成して取引先に提出する書類の写し
③電子取引
納税に影響を及ぼす情報が記載された文書をデジタルデータでやり取りした場合の取引情報
※ここでのやり取りとは、取引先から送られた場合だけでなく、自分で作成した文書を取引先に送る場合も含まれます。
- メール添付で交付・受領した請求書
- ウェブサイト上でダウンロードした領収書
- スマホアプリ決済の利用明細
- クレジットカードの明細
- インターネットバンキングの振り込みに関する取引情報
- クラウドサービスで交付・受領した請求書や領収書
区分別の書類保存時の要件（ルール）
ポイント
- 真実性の確保・・・保存したデータの改ざんを防ぎ、訂正や削除の事実内容を確認できる状態にしておくこと
- 可視性の確保・・・保存したデータを明瞭な状態で閲覧・出力することができ、必要に応じて速やかに参照できる状態にしておくこと
これから紹介する各区分で指定されている要件は、【真実性の確保】【可視性の確保】を目的に定められています。
①電子帳簿等保存の保存要件
会計ソフト等で電子的に作成した帳簿や書類を、一定の要件のもとで電子データ形式で保存できる制度です。法令上は原則として対象書類を紙で保存しておくことを義務付けていますが、紙に出力することなく、電磁的記録（たとえば会計ソフトのデータ）のまま保存しておきたい場合には、電子帳簿保存法に定められた一定の要件を満たしておく必要があります。
②スキャナ保存の保存要件
紙で受領したレシートや領収書をスキャナ保存する場合、【重要書類】と【一般書類】で要件が異なるのが特徴です。
重要書類とは、企業の資金や物の流れに直接的に関係する書類のことで、契約書や納品書などが該当します。一方、一般書類は企業の資金や物の流れに直接的には関係しない書類を指し、見積書や注文書などが含まれます。詳しい内訳は以下の通りです。
③電子取引の保存要件
電子取引書類保存時の要件（最低限守るべきルール）は以下の４つです。
- システム概要に関する書類の備え付け
- 見読可能装置の備え付け
- 検索機能の確保
- データの真実性を担保する措置
1.の、システム概要に関する書類（データ作成ソフトのマニュアル等）の備え付けと、
2.の、見読可能装置（データが確認できるディスプレイ・アプリ等）の備え付けは、
税務職員のみならずその企業自身が電子データを確認するのに欠かせませんから、当然のことです。
対応のポイントとなるのは、【検索機能の確保】と【データの真実性を担保する措置】です。
【検索機能の確保】は、
取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにしなければなりません。
こちらは規則的なファイル名を付けることで対応が可能です。
| 例1) 240101_株式会社〇〇_150000_見積書.pdf 例2) 240310_株式会社〇〇_3200000_領収書.pdf |
【データの真実性を担保する措置】は
「タイムスタンプ」を利用することで、対応が可能です。
データの訂正や削除を行った履歴が残るなど、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを使用して作った帳簿に関してはタイムスタンプは不要ですが、紙でもらった書類をスキャナ保存する場合や、電子取引で受領した電子データなどに対し「改ざんされていない原本書類である」こと証明するものとして、タイムスタンプの導入の必要があるということです。
また、タイムスタンプ導入の際には、タイムスタンプの付与後にファイルが改ざんされていないか、付与されているタイムスタンプの有効期限が切れていないかを確認するための「一括検証機能」も同時に所持しなくてはならないことも、忘れてはいけません。
