電子帳簿保存法の改正により、国税関係帳簿・書類、電子取引の各データは｢紙｣ではなく、電子データ保存が可能になりました。
電子的に授受した取引情報が複製や改ざんが行われていないという｢原本である｣ことを証明するために「タイムスタンプ」の利用も規定されています。
今回は、タイムスタンプの基本知識と電子文書の関係性についてご紹介します。
タイムスタンプとは
タイムスタンプとは、電子化された文書が原本であることを証明する技術です。
電子文書にタイムスタンプが付与されると、付与された時刻に書類が存在していたことと、付与時刻以降は書類が変更されていないことを証明できます。
電子文書は、紙と違い劣化することなく、複製や編集も簡単なため、書類が原本であることを保証するのは困難です。
電子文書に、第三者機関である時刻認証業務認定事業者（TSA）のタイムスタンプを付与することで、タイムスタンプが付与された時刻以前にその文書が存在していたこと、および、その時刻以降に改ざんされていないことが証明されます。
なお、電子帳簿保存法で認められたタイムスタンプは、一般財団法人日本データ通信協会が認定した時刻認証業務認定事業者（TSA）の発行したものとなっています。
タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプサービスは、タイムスタンプの「要求」「付与」「検証」によって、データの信頼性が担保される仕組みになっています。
タイムスタンプサービスによって付与されるハッシュ値とは、ハッシュと呼ばれるアルゴリズムを用いて生成されたデータのことで、ランダムにデータが生成されるため、暗号のような役割を持っています。
ハッシュ値から元のデータを再現することは不可能で、入力されたデータが一文字でも変わるとハッシュ値も変わります。
文書が修正される度に、時刻認証業務認定事業者（TSA）が保有している当初のハッシュ値と異なるハッシュ値になるため、不正に改ざんされた電子文書を発見する事ができます。
電子帳簿保存法の改正項目
これまでは、帳簿や取引関係の書類を、紙で保存する必要がありましたが、IT化が進み、帳簿や書類を電子データで作成することが一般的になり、電子データを紙に印刷して保管する事は｢非効率｣と指摘されてきました。
電子帳簿保存法の改正により、帳簿や取引関係書類の電子データ保存が可能となり、紙の原本を保管する必要がなくなると、ファイリング等の管理業務や保管スペース、印刷コストの減少など、業務効率化とコスト削減が推進されます。
一方、電子データは紙と比べて改ざんが容易であるため、電子データ保存には、タイムスタンプの付与による「真実性の確保」と、誰でも視認できる「可視性の確保」が必要とされています。
タイムスタンプと電子文書の関係
電子帳簿保存法では「電子帳簿等保存」、「スキャナ保存」、「電子取引保存」の3区分の保存方法が規定されています。
電子帳簿等保存（区分1）
財務会計システム等で作成された国税関係帳簿や決算関係書類は、電子データのまま保存することが認められています。
スキャナ保存（区分2）
紙の書類で授受した請求書や領収証などは、スキャナを使って保存することが認められました.
スキャナ保存においては、解像度や色階調など一定の基準を満たすとともに、電子データを受領してからタイムスタンプを付与するまでの期間に関する規定があります。
電子取引保存（区分3）
EDI（電子データ交換）での受発注や、電子メールでの請求書などを授受した場合は、紙での保存ではなく、電子データとしての保存が義務付けられ、受領後すみやかにタイムスタンプを付与することが求められます。
まとめ
2022年に施行された改正電子帳簿保存法では複数の改正項目がありますが、「スキャナ保存」や｢電子取引保存」で規定されたように、紙ではなく電子データとしての保存が義務付けられるようになりました。
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