レシートや領収書、請求書、仕訳帳、決算書などの帳簿書類は、税法上一定期間の保存が必要です。
また、従来は紙での保存が義務付けられていましたが、2022年に「電子帳簿保存法」が改正され、電子データとして受領した場合は電子保存することが義務化されました。
保存の仕方
紙のレシート・領収書の場合
電子帳簿保存法では、紙のレシートや領収書はスキャナでスキャンし、電子データで保管することが認められています。訂正・削除の履歴が残るクラウドシステムを利用する、タイムスタンプを付与するなど一定の条件を満たせば、データ化した後に原本を破棄できるため、ペーパーレス化の促進や保管コストの削減につながります。
なお、紙で受領したレシートや領収書は、従来通り紙のまま保管することも可能です。企業は、保管スペースや事務処理の負担、電子データを管理する会計システムの有無などを考慮し、どちらの形式でレシートや領収書を保管するのか選択する必要があります。
電子データのレシート・領収書の場合
取引先から送付されたメールやECサイトなどを介して、電子データで受領したレシートや領収書は、電子データのまま保存する必要があります。データで受け取ったレシートや領収書を印刷し、紙で保存することは原則できません。2024年1月1日以降は完全移行となるため、猶予期間中に、訂正・削除の履歴が残るクラウドシステムの導入、タイムスタンプを付与するなど準備を進める必要があります。
保存要件（ルール）
紙のレシートや領収書をスキャナでデータ化し保存する場合（スキャナ保存）
紙で受領したレシートや領収書をスキャナ保存する場合、【重要書類】と【一般書類】で要件が異なるのが特徴です。重要書類とは、企業の資金や物の流れに直接的に関係する書類のことで、契約書や納品書などが該当します。一方、一般書類は企業の資金や物の流れに直接的には関係しない書類を指し、見積書や注文書などが含まれます。詳しい内訳は以下の通りです。
対象書類が２つに分類される理由は、書類の重要度によってスキャナ保存をする際に必要とされる保存要件が異なってくるためです。
電子データのレシートや領収書を保存する場合（電子取引データ保存）
レシートや領収書など、取引情報が記載された書類を電子データで受領した場合は、電子データのまま保存することが必須です。各種書類を要件に沿って保存できるよう、クラウドサービスやシステムの準備が必要になります。
領収書やレシートの保存期間
電子化した場合
領収書を含む国税関係書類は、法人税法において、確定申告書の提出期限翌日から7年の保存が義務付けられています（青色申告書を提出した事業年度に欠損金がある場合などは10年）。個人事業主においても、5年間は保存しなくてはなりません。
これは、電子化している場合でも同じです。法人であれば7年、個人であれば5年は領収書やレシートのデータをいつでも取り出せるように保存しておく必要があります。
なお、2022年1月1日は、電子化した領収書などについて、電子データの確認後基本的に原本を破棄しても差し支えありません。
ただし、次の場合には電子データと書面の両方を保存する必要があります。
- スキャナ処理について入力期間（2ヶ月と7営業日以内）を経過した場合
- 備え付けのプリンタで出力不可能な大きい書類を読み取った場合
電子化していない場合
書面（紙）による保存も電子化している場合と同じで、法人で7年、個人事業主で5年は保存する必要があります。
電子化しない場合は、領収書やレシートの原本が取引を証明する書類となりますので、保存が義務付けられている期間を経過するまでは破棄できません。
気を付けるポイント
紙での保管が必要なケースがある
・保存方法が電子帳簿保存法の要件を満たしていない
・保存の期限（2カ月と約7営業日）を過ぎている
・レシートや領収書のサイズがスキャナの最大出力サイズを超えている
電子化したレシートや領収書には保存期間が定められている
・法人の場合は7年間、個人事業主は5年間の保存が義務付けられています
・個人事業主の場合、各種帳簿や決算関係書類など、一部7年間の保存が必要なものもある
・青色申告を行う事業者のうち、年度内に欠損金がある場合は10年間の保存が必要
・電子帳簿保存法に違反すると罰則を科されることがある
stii タイムスタンプサービス
利用方法
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スタンプ付与の方法
stamp@stii.com宛にメールを送ることで、簡単にタイムスタンプ証明書を受け取ることができます。
タイムスタンプ証明書と電子書類の保存方法
メールにて届いたタイムスタンプ証明書を書類原本と同じフォルダに保存してください。
複数のファイルに1度でタイムスタンプを付与する方法
見積書・請求書・領収書などの複数のファイルにタイムスタンプを付与することも可能です。
また月に一度すべての請求書ファイル等にタイムスタンプを付与することで、業務を効率化させることもできます。
相手にタイムスタンプ付きの書類を送信
取引先に送る際にはCCにstamp@stii.comを追加してください。
タイムスタンプ証明書が送信者はもちろん受信者にもにも届きます。
インボイス制度、電子帳簿保存法、共同開発、電子取引などの場面で活用できます。
※インボイス制度や電子帳簿保存法では送信者、受信者両側が電子書類にタイムスタンプを付与しておく必要があります。
料金プラン
企業の規模や使用量に合わせて無駄なくプランをお選びいただけます。
※価格は税抜き表記です。
※月間タイムスタンプ数の上限数を超える場合は、1ファイル40円で従量課金が適用されます。
※ プランによってはオンラインでのご相談‧お打ち合わせの対応も可能となります。
※ 1枚当たり価格は年額決済の場合の価格です
