重要書類を保管する際には、タイムスタンプ製品の選び方を慎重に検討する必要があります。以下のポイントを参考にして、最適なタイムスタンプを選びましょう。

1. 総務大臣「認定タイムスタンプ」かどうか

タイムスタンプを導入する際に、「認定タイムスタンプ」かどうかをチェックすることは非常に重要です。契約書や合意書、訴訟に関連する文書などの法的証拠としての利用や電子帳簿保存法への対応において国家レベルの信頼性を持っている「認定タイムスタンプ」は電子文書やデータの信頼性を高めるために不可欠な技術です。

認定タイムスタンプの特徴

1. 国家認定
   国による厳格な認定基準を満たしているため、公的な信頼性が保証されています。これにより、電子データの真正性と完全性が確保されます。

2. 法的証拠としての信頼性
   電子帳簿保存法やインボイス制度などの法規制に適合するためには、総務大臣認定タイムスタンプを使用することが求められまています。さらに、法的な証拠として認められ、裁判でも有効な証拠として提出できます。

3. 国際的な通用性
   国の認定を受けているため、国際的な取引やデータ交換においても信頼性が高まります。特に、EUのeIDAS規則などと同様の信頼性を提供することが可能です。

4. 高精度な時刻管理
   日本標準時刻に対して1秒以内の誤差で同期しており、正確な時刻管理が可能です。

5. セキュリティと一貫性
   認定タイムスタンプは、データの改ざんを防止するための強力なセキュリティ対策を提供します。また、システムやサービス間での一貫性も保証されます。

これらの理由から、総務大臣「認定タイムスタンプ」を選ぶことで、電子データの信頼性と法的証拠としての価値を高めることができます。認定を受けていないタイムスタンプを使用すると、法的問題が発生する可能性がありますので注意が必要です。

2.クラウド型かソフトウェア型か

タイムスタンプの導入を検討する際には、クラウド型とソフトウェア型の選択肢があり、それぞれ異なる利点と懸念点があるため利用目的や社内体制に応じた選択が求められます。以下に、クラウド型とソフトウェア型のタイムスタンプ製品について詳しく説明します。

クラウド型タイムスタンプ

クラウド型のタイムスタンプサービスは、インターネットに接続された環境があればすぐに利用でき、ソフトのインストールも不要。初期費用も抑えられ、メンテナンスやアップデートも提供会社に任せられる点が魅力です。

ただし、セキュリティ面では慎重になるべきポイントがあります。データをクラウド上にアップロードする形式の場合、機密情報の外部送信にあたる可能性があり、情報漏えいや不正アクセスのリスクもゼロではありません。特に契約書や人事関連書類などの「極めて機密性の高い文書」を扱う企業では、社内のセキュリティポリシーに反するケースもあります。

ソフトウェア型タイムスタンプ

一方、ソフトウェア型（オンプレミス型）は、自社のPCや社内サーバーに専用のソフトウェアを導入してタイムスタンプを付与する方式です。文書ファイルは外部に出ることなく、すべて社内ネットワーク内で完結できるため、セキュリティ面では非常に優れています。

特に、機密情報を外部に持ち出せない企業や、社内での情報管理を厳格に行っている組織にとっては、最適な選択肢となります。ただし、導入コストや保守管理の手間がかかる点、インフラ環境に応じた運用体制を構築する必要がある点は考慮が必要です。

選択のポイント

• セキュリティ要件: 高いセキュリティが求められる場合や、特に大企業は、ソフトウェア型が適しています。

• コストとスケーラビリティ: 初期投資を抑えたい場合や、柔軟なスケーラビリティが必要な場合は、クラウド型が適しています。

• システム環境: 社内で管理したい場合はソフトウェア型、外部サービスを活用したい場合はクラウド型を選びます。

以上のように、タイムスタンプ製品の選択は企業のニーズや環境に応じて行うことが重要です。適切な選択により、電子文書の信頼性を高め、効率的な情報管理が可能になります。

3.保存期間とアクセス管理

タイムスタンプを付与した文書は、長期間保管されることが予想されます。そのため、保存期間やアクセス管理についても考慮する必要があります。例えば、どれくらいの期間タイムスタンプが有効であるか、また、タイムスタンプの延長は可能であるかどうか、誰がそのタイムスタンプにアクセスできるかを適切に管理することが求められます。