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近年では在宅勤務を取り入れる会社が増えたり、新型コロナウイルスの影響で取引先に直接出向かずにオンラインで会議を行う機会が増加しました。
また 契約を締結する際に、郵送だと時間がかかるという問題点から、電子契約を用いる会社が増加しています。
電子契約とは紙を使用せずに、インターネット上で契約を締結する契約行為を指します。
電子契約では紙の契約の際に使用するサインやハンコを電子署名に置き換え、紙の契約書同様の効力を持たせることができます。
電子契約では紙の契約におけるサインやハンコを、電子署名に置き換え、紙と同等の効力を持たせています。
電子契約は下記の3つのステップを通して、締結されます。
STEP1
送信者が、電子契約サービスのサービス上に契約書をアップロードする。
STEP2
受信者が送付された契約内容を確認して、電子上で署名を行う。
STEP3
受信者の署名が完結すれば、締結が完了となる。
電子契約にはタイムスタンプが必須ではありません。
しかし、電子契約には電子署名とタイムスタンプの両方を用いることが重要視されています。
その理由は下記の通りです。
■ 電子契約の完全性を高めるため
電子署名は、「本人証明」や「非改ざん証明」は可能ですが、「存在証明」ができないという特徴があります。
電子契約が改ざんされておらず、正確なデータであることを証明するためにタイムスタンプの付与が必要です。
タイムスタンプを使用することで、いつ契約が行われ、その後改ざんがされてないことを証明することができます。
■ 電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法への対応の観点からも、タイムスタンプは重要です。
電子帳簿保存法のスキャナ保存では、変更が不可能なクラウドに書類を保管する、もしくは書類にタイムスタンプを付与して対応する必要があります。
システム導入の労力などを考えると、タイムスタンプを使用する方が簡単に対応することができます。
■ 電子契約の長期署名のため
電子署名の有効期限は1~3年となっています。
電子契約を長期保存する場合、長期署名をするためにタイムスタンプを使用することができます。
タイムスタンプを使用すると、有効期限を10年に延ばすことができるだけでなく、長期署名として10年ごとに新しいタイムスタンプを付与して電子署名の有効性を延長することも可能です。
便利な電子契約サービスが複数存在していますが、そのようなサービスは1件の電子契約では1つの契約書(ファイル)のみにしか対応していないものが多く見受けられます。
例えば契約を締結する際に、契約書に関連した資料が複数ある場合でも、契約時に用いられるのは1つの契約書(ファイル)のみとなります。
しかし、スティータイムスタンプを使用することで、この問題を解決することができます。
電子契約締結後に、電子契約書と関連資料に同時にタイムスタンプを付与することで、複数ファイルが契約締結に関連していたことを証明することができます。
電子契約だけでなく、スティータイムスタンプを使用することで、契約内容の詳細まで証明することができ、契約内容から発生する問題を防ぐことができます
スティータイムスタンプサービスをご使用いただくことで、「新システム導入」は不要で簡単にタイムスタンプを付与することができます。
下記ガイドを参考に電子契約の対応を行って頂くことが可能です。
既存の電子契約サービスを通して、電子契約を締結してください。
電子契約が完了すると、契約内容を確認することができる電子契約書が発行されます。
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