電子帳簿保存法対応ガイド
目次
概要
電子帳簿保存法改正により2024年1月1日から「電子取引」への対応が求められることとなります。
タイムスタンプの付与は、保管される電子データの信頼性を担保するために満たすべき要件のひとつです。
そのために、いまからどのような準備をしておくべきか、電子帳簿保存法とタイムスタンプの関係性について分かりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは？
「電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）」とは、国税関係の帳簿書類等を一定の要件の下、電子データで保存することを認めた法律で、1998年に施行されました。電子帳簿保存法を略して「電帳法」とも呼ばれます。
本来、帳簿や書類は、原則として紙で保存することが法令で定められていますが、保存に関わるコストの削減や業務の効率化のため、特例として電子データでの保存が認められました。
電子帳簿保存法では、電子データの種類が 電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引 の3つに区分されています。
電子帳簿保存法の三つの区分
電子帳簿等保存
「電子的に作成（Excel・システムなどで作成）した帳簿・書類をデータのまま保存」することで、具体的には、自身が会計ソフト等で作成した国税関係帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）、国税関係書類（貸借対照表、損益計算書など）を「電子データのままで保存する」というものです。
スキャナ保存
「紙で受領・作成した書類を画像データ（PDF・jpgデータなど）で保存」することで、具体的には、相手から郵送・手渡しで受け取った請求書や領収書などを、「スキャンして保存する」というものです。
電子取引
「電子的に授受した取引情報を電子データで保存」することで、具体的には、メールやシステムで受け取った領収書や請求書などを、「電子データで保存」することです。
電子帳簿保存法の要件
電子帳簿保存法での「存在証明」、「完全性証明(非改ざん性証明)」という最も重要な項目を満たす手段として、タイムスタンプを付与することが要件の一部となっています。
【真実性要件】
次の4つのうち、いずれかの措置を行うこと
（発行者側により）タイムスタンプが付された後の授受
（受領者側が）速やかにタイムスタンプを付す
データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、
または訂正削除ができないシステムを利用
訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
【可視性要件】
検索項目を「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目に限定 ・日付または金額の任意の範囲を指定して条件設定を行い検索ができること ・２項目以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
上記が、要件を満たせない場合、罰則があります。
・青色申告の承認が取り消される
・推計課税や追徴課税を課せられる
・会社法による過料を科せられる
特別控除が受けられなくなったり、会社としての信頼を失うことになります。
電子帳簿保存法の対応ができていない場合、さまざまな罰則を受ける可能性があります。
電子帳簿保存法の対象書類
※ 赤枠部分がタイムスタンプ付与の対象となります。特に電子取引については、２０２４年１月から”義務”となります。
電子書類の保存方法
・電子帳簿保存
電子的にパソコンを使用して作成した帳簿・書類は紙での保存が義務でしたが、電子データで保存が可能
・スキャナ保存
一定の条件で紙の書類をスキャナし、紙ではなく電子データでの保存が可能
・電子取引
今まではデータで授受したものを紙で出力し、保存することも可能でしたが、2024年1月から紙での保存が禁止となり、電子授受したデータは電子データのまま保存が義務化
この３種類について、「電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの役割」でさらに詳しく説明していきます。
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの役割
タイムスタンプ付与の必要性
電子データの保存にタイムスタンプを導入することで、簡単に低コストで電子帳簿保存法に対応することができます。
タイムスタンプを使用せずに電子データ保存することも可能ですが、 運用のしやすさや、取引先によって電子帳簿保存法への対応状況が
さまざまであることを考慮すれば、自社で認定タイムスタンプを付与できる体制を整えて運用するのがおすすめです。
タイムスタンプとは？
タイムスタンプとは、電子データに時刻情報を付与することにより、その時刻にそのデータが存在し（日付証明）、またその時刻から検証した時刻までの間にその電子情報が変更・改ざんされていないこと（完全性証明）を証明するための技術のことです。
タイムスタンプ付与後の保存要件
該当電子データにタイムスタンプを付与した後は、下記の内容で検索が可能なように保存しておく必要があります。
（１）検索項目として「取引日付・取引金額・取引先名称」が設定できること
（２）日付または金額の項目は範囲指定が可能であること
（３）任意の2項目以上の検索項目を組み合わせて検索できること
タイムスタンプの一括検証
タイムスタンプを使用して書類を保管する場合、一括検証ツールは“必須要件”となります。
課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証できるようにする必要があります。
電子帳簿保存法では、各税法で原則として紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で、電子データによる保存を可能とすること、および電子取引情報の保存義務等が定められています。 使用するタイムスタンプは、規則第２条第６項第２号ロに規定する以下の要件を満たすものに限ります。 ① 当該記録事項が変更されていないことについて、当該国税関係書類の保存期間を通じ、当該業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。 ② 課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。
電子帳簿保存法の各項目に対応
電子帳簿保存
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）には、タイムスタンプの付与要件は、ありません。
電子帳簿等保存は、会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類を電子データのまま保存することです。対応は任意でなので、行いたい事業者が対応すればよいものです。
パソコンを使用し、会計ソフトなどで電子的に作成した国税関係帳簿や国税関係書類は紙での保存が義務でしたが、電子データで保存が可能になります。
但し、これからは紙での保管をなくし、社内でスマートに管理することをおすすめします。
社内でのデータ保存を促進していくためにも、タイムスタンプを活用して紙媒体ではなくデータでの保存を行いましょう。タイムスタンプを活用することによって、電子データを変更、改ざんを行っていないことを証明することができます。
スキャナ保存
スキャナ保存の場合も、一部条件を除きタイムスタンプが必要となってきます。
スキャナ保存に関する改正事項 電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等（注1）において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。 (注1)訂正又は削除を行うことができないクラウド等も含まれます。
約2ヶ月と7営業日以内に、内容の変更や削除が分かるツールやサービスなどを利用し、帳簿書類をスキャン保存した場合は、タイムスタンプが不要となりますが、内容の変更や削除の履歴を残せない方法でスキャン保存を行った場合、約2ヶ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。
このように、運用のしやすさを考慮すると結果的にタイムスタンプの導入が必要になってきます。
スキャナ保存では、紙媒体をスキャンしでデータ化し、正しく保存することによってその紙も破棄することができ、スマートに書類を管理することできます。
社内での書類管理をスマートに処理するためにも、タイムスタンプを活用して紙媒体ではなくデータでの保存を行いましょう。
電子取引
請求書や領収書等を電子データ受け取った場合、発行者側でのタイムスタンプの付与がなくても、受領者側がデータを改ざんできないシステムやサービスを利用している場合は、タイムスタンプの付与は不要ですが、
送信者側でタイムスタンプの付与がなく、受領者側でデータを改ざんできないシステムやサービスを利用していない場合は、タイムスタンプの付与が必要です。
つまり、データの改ざんを行った履歴が確認できるなど、電子帳簿保存法に対応したソフトを使用して作った帳簿に関してはタイムスタンプは不要ですが、紙書類をスキャナ保存する場合や、電子取引で受領した電子データなどに対し、
「改ざんされていない書類である」ことを証明するものとして、”タイムスタンプ”は必要になってきます。
電帳法対応のためタイムスタンプの活用例
電子帳簿
①会計ソフト等で、電子的に帳簿を作成
②タイムスタンプを付与することによって、電子的に作成した帳簿をデータのまま保存
スキャナ保存
①紙の書類（請求書、領収書など）を受領
②対象となる書類をスキャンしてデータ化する
※最長2カ月7営業日以内に電子化、この際に「取引日付・取引金額・取引先名称」での検索が可能な、データ名で保存する必要があります。(「索引簿」を作成して検索に対応する方法もあります。)
③タイムスタンプを付与することによって、紙で受領した書類をデータのまま保存
電子取引
①メールなど電子的に取引情報を送信・受信
②メール本文、添付の電子データ（契約書、見積書、請求書、領収書など）
③タイムスタンプを付与することによって、電子的に授受したものは電子データのまま保存
stii タイムスタンプ付与マネージャー
電子帳簿保存法・インボイス制度、知的財産の保護への対応に利用が可能
大量の「請求書」や「領収書」にタイムスタンプをワンクリックで一括付与！
stii タイムスタンプ付与マネージャーは、複数のファイルにタイムスタンプを一括付与できるソフトです。
フォルダー内にある複数のファイルにタイムスタンプが既に付与されているか、
状況を一覧で確認できて、追加で付与する場合もワンクリックで簡単・すぐに終わります。
さらに、文書の改ざんなどがされていないかを確認する、タイムスタンプ検証機能まで備わっています。
主な機能
■タイムスタンプ一括付与
特定のフォルダーを選択して全てのファイルに一括でタイムスタンプを付与し、
タイムスタンプ証明書を受け取ることができます。
■タイムスタンプ一括検証
特定のフォルダーにあるファイルのタイムスタンプの有効性を一括で検証し、当該ファイルが
タイムスタンプ付与後に変更・改ざんがあったかを確認します。
ポイント
・タイムスタンプ付与
フォルダ内一括付与／複数ファイル選択付与／個別ファイル付与
・一括検証機能
タイムスタンプ一括検証／タイムスタンプの情報確認／csvエクスポート機能
・チュートリアル（ガイド）機能
初めての方でもガイドに沿って簡単に操作可能
・高速演算機能
タイムスタンプのハッシュ値を高速で計算
数百個のタイムスタンプをスムーズに処理可能
最大100枚ファイルを30秒でタイムスタンプ付与
・プロクシー設定
社内ネットワークからアクセス可能
タイムスタンプ付与方法
タイムスタンプ検証方法
継続しやすい価格
電子帳簿保存法の改正により、電子データを保管する際はタイムスタンプ付与が義務付けられた為、企業や個人事業主は
タイムスタンプ付与ツールの継続的な利用が必須となり、購入を検討する際には長期的な目線でコストを考慮しなければなりません。
Stiiはお客様に継続的に利用していただくことを考え、他社に比べて初期費用も、継続費用も安く設定しておりますので、
始めやすく、さらに継続しやすい価格になっています。
一括検証機能の重要性
まとめ
- 電子帳簿保存法には電子帳簿保存、スキャナ保存、電子取引、三つの区分がある
- 電子帳簿保存法の対象になる書類は主に国税関連書類である
- 2024年1月からは電子取引項目が完全義務化される
- 電子帳簿保存法の要件は真実性と可視性がある
- 保存の要件を満たすため電子データにタイムスタンプを付与して検索できるようにする
- 課税期間中の任意の時期にタイムスタンプが確認できるよう一括検証ツールを備えておく
- クラウド化しない場合、タイムスタンプを使用し業務業務を変えず電子帳簿保存法の対応ができる
- stii タイムスタンプサービスはメールでタイムスタンプを付与する
- stii タイムスタンプサービスは使い方が簡易で導入にコストがかからない
- stii タイムスタンプサービスはメールでの電子取引の際にもタイムスタンプ付与できる
