領収書をスキャンすれば原本を破棄して良い？
電子帳簿保存法の改正による保存要件の緩和もあり、以前よりも領収書をスキャナ保存しやすくなりました。スキャナ保存の要件を満たせば、スキャンした領収書の原本は破棄しても問題ありません。
今回は領収書の原本の扱いからスキャン保存の要件、スキャンの方法まで解説していきます。
スキャナ保存ガイド
目次
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？
領収書をスキャンした場合の原本の扱い
以前は、電子帳簿保存法の要件を満たしたスキャナ保存であっても一定の領収書については原本の破棄が制限されていました。しかし2022年1月よりすべての領収書について、スキャナ保存をしている場合は最低限の確認を行ったうえですぐに破棄することが認められるようになりました。
つまり、電子帳簿保存のスキャナ保存の要件を満たして領収書をスキャンすれば、原本をそのまま保存しても、破棄しても問題ないということです。
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の保存義務者に適用されるものですので、法人だけでなく、確定申告を行う個人事業主も対象になります。個人事業主もスキャナ保存の要件を満たして電子保存すれば、領収書の原本を破棄しても問題ありません。
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは、紙で受領・作成した書類の画像データでの保存を認める制度です。
スキャナ保存するためには、法律で定められた一定の要件を満たす必要があります。
2022年の法改正で保存要件が緩和されたこともあり、スキャナ保存をはじめる企業が増えてきました。
なお、スキャナ保存と混同しやすい保存方法に「電子取引」が挙げられますが、両者には次のような違いがあります。
| 保存方法 | 概要 |
|---|---|
|
スキャナ保存 |
紙で受領、作成した書類を画像データで保存する |
|
電子取引 |
電子データ（電子メールやEDI取引など）で授受した取引情報をデータで保存する |
ひとつ覚えておきたいのは、スキャナ保存制度への対応は任意であるのに対し、電子取引制度への対応は義務化されていることです（※2023年12月末まで猶予期間あり）。
2024年1月以降、電子データで授受した取引情報は、紙ではなく電子データのまま保存しなければなりません。
次の記事では、電子取引の保存要件や対応方法をお伝えしていますので、詳しく知りたい方はチェックしてみてください。
スキャナ保存の対象となる書類
スキャナ保存制度の対象書類は下記となります。
（注）
１ 重要度が高・中のものがいわゆる重要書類(法第４条第３項に規定する国税関係書類のうち、規則第３条第６項に規定する国税庁長官が定める書類以外の書類)、重要度が低のものが一般書類(規則第３条第６項に規定する国税庁長官が定める書類)です。
２ 平成27年９月30日前に行われた承認申請については、記載された契約金額又は受取金額が３万円未満のものに限ります。
３ 平成27年９月30日前に行われた承認申請については、タイムスタンプの要件は不要です。
スキャナ保存の要件
領収書の原本を破棄しても良いと認められる電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件は、重要書類、一般書類、過去分重要書類で異なります。
重要書類は、契約書や領収書、請求書、納品書などの資金やものの流れに直結または連動する書類をいいます。一般書類は、検収書や注文書など資金やものの流れに直結しないような重要度の低い書類です。過去分重要書類は、スキャナ保存開始前に作成・受領した重要書類をいいます。
それぞれの要件を簡単にまとめると、以下のようになります。
|
要件 |
重要書類 |
一般書類 |
過去分重要書類 |
|
入力期間の制限 |
◯ |
– |
– |
|
200dpi以上の解像度での読み取り |
◯ |
◯ |
◯ |
|
赤・緑・青各256階調での読み取り |
◯ |
カラー画像ではなく白黒での読み取りも可能 |
◯ |
|
タイムスタンプ付与 |
「一般財団法人日本データ通信協会」が認定するタイムスタンプを付与する（※1） |
||
|
解像度・階調情報の保存 |
◯ |
◯ |
◯ |
|
大きさ情報の保存 |
△ （受領したA4以下の 書類は不要） |
– |
◯ |
|
ヴァージョン管理 |
◯ |
◯ |
◯ |
|
入力者等情報の確認 |
◯ |
◯ |
◯ |
|
スキャン書類と帳簿の相互関連の保持 |
◯ |
◯ |
◯ |
|
見読可能装置の備付け （ディスプレイなど） |
◯ |
カラー画像ではなく白黒での読み取りも可能 |
◯ |
|
整然・明瞭出力 |
◯ |
◯ |
◯ |
|
検索機能の確保 |
次の要件による検索ができる（※2）
|
||
|
電子計算機処理システム開発関連書類の備付け |
◯ |
◯ |
◯ |
|
事務手続きを明らかにした書類の備付け |
– |
– |
◯ |
|
適用届出書の提出 |
– |
– |
◯ |
※1 記録の訂正・削除後にそれらの事実や内容を確認できるシステムを利用している場合、タイムスタンプの付与義務は免除される
※2 税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じる場合、範囲指定で検索できる機能や複数の記録項目を組み合わせて検索できる機能は不要
領収書のスキャナ保存については重要書類、過去分の領収書のスキャナ保存については過去分重要書類の要件を満たさなくてはなりません。
要件に合った領収書のスキャナ保存をするなら、入力期間内に一定の要件を満たす方法で読み取り（スキャンし）、原則としてタイムスタンプを付与する必要があることがわかります。スキャナ保存にあたり、原則として税務署への届出は不要ですが、過去にさかのぼって領収書をスキャナ保存したい場合は届出が必要な点に注意しましょう。
なお、2023年（令和5年）の税制改正により、以下の部分についてスキャナ保存の要件が緩和されます。2024年（令和6年）1月1日からスキャナ保存をする国税関係書類が対象となります。
- 入力者等情報の確認が不要になる
- スキャナで読み取るときの解像度・階調・大きさの情報保存が不要になる
- 帳簿との相互関連性が必要な書類が重要書類に限定される
領収書をスキャンする方法は？
電子帳簿保存法の要件に適したスキャンをするには、スキャナ保存の要件でも取り上げたように、解像度200dpi（ドット・パー・インチ）以上、赤・緑・青の階調各256階調以上（一般書類については白から黒までの（グレースケール）階調256階調以上）の要件を満たす機器を使用してスキャンします。
具体的な方法としては、次のような機器を使用したスキャンが考えられるでしょう。
-
スキャナを利用した保存
- コピー機・複合機を利用した保存
-
スマートフォンなどのアプリを利用した保存
- デジタルカメラを利用した保存
「スキャナ保存」ですが、スキャナ以外にも複合機やスマートフォンなどによる保存が認められていることがわかります。スキャナ保存といわれるのは、制度の創設当時、原稿台と一体になったもののみに限定されていた名残です。
スキャナ保存とタイムスタンプ
スキャンした書類にはタイムスタンプが必要
上記でご説明の通り、スキャナ保存の要件からスキャンした書類の保管には２ヶ月7日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。
それではタイムスタンプについて詳しくご説明いたします。
タイムスタンプとは？
タイムスタンプとは、電子データに時刻情報を付与することにより、
その時刻にそのデータが存在し（日付証明）、またその時刻から検証した時刻までの間に
その電子情報が変更・改ざんされていないこと（完全性証明）を証明するための技術のことです。
タイムスタンプサービスの信頼の基盤は、
タイムスタンプを発行する時刻認証局(TSA:Time-Stamping Authority)が信頼できる
第3者(TTP:Trusted Third Party)であることに基づいております。
これは、紙文書の場合、日付の証明として、郵便局というTTPの消印(正式名称：「通信日付印」)を用いるのと同じ考え方です。
存在証明
タイムスタンプが付与された時刻にデータが存在していたことの証明
完全性証明(非改ざん性証明)
タイムスタンプが付与された時刻以降、データが改ざんされていないことの証明
タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプは「時刻情報」と「ハッシュ値」の組み合わせにより、データの信頼性が担保される仕組みです。
ハッシュ値には暗号のような役割があり、「ハッシュ値から元のデータを復元することはほぼ不可能」という特性を持っています。ハッシュ値を付与したタイムスタンプの発行後、元データの情報が変わるとハッシュ値も変わることになり、TSAが持つ当初のハッシュ値と合致しません。
つまり、「TSAが持つ当初のハッシュ値」と「情報を変えられたハッシュ値」が合致するか見比べることで、データが改ざんされていないか検証できるのです。
次のように、タイムスタンプは「①要求」→「②発行」→「③検証」の3つの過程から構成されています。
stii タイムスタンプ付与マネージャー
電子帳簿保存法・インボイス制度、知的財産の保護への対応に利用が可能
大量の「請求書」や「領収書」にタイムスタンプをワンクリックで一括付与！
stii タイムスタンプ付与マネージャーは、複数のファイルにタイムスタンプを一括付与できるソフトです。
フォルダー内にある複数のファイルにタイムスタンプが既に付与されているか、
状況を一覧で確認できて、追加で付与する場合もワンクリックで簡単・すぐに終わります。
さらに、文書の改ざんなどがされていないかを確認する、タイムスタンプ検証機能まで備わっています。
主な機能
■タイムスタンプ一括付与
特定のフォルダーを選択して全てのファイルに一括でタイムスタンプを付与し、
タイムスタンプ証明書を受け取ることができます。
■タイムスタンプ一括検証
特定のフォルダーにあるファイルのタイムスタンプの有効性を一括で検証し、当該ファイルが
タイムスタンプ付与後に変更・改ざんがあったかを確認します。
ポイント
・タイムスタンプ付与
フォルダ内一括付与／複数ファイル選択付与／個別ファイル付与
・一括検証機能
タイムスタンプ一括検証／タイムスタンプの情報確認／csvエクスポート機能
・チュートリアル（ガイド）機能
初めての方でもガイドに沿って簡単に操作可能
・高速演算機能
タイムスタンプのハッシュ値を高速で計算
数百個のタイムスタンプをスムーズに処理可能
最大100枚ファイルを30秒でタイムスタンプ付与
・プロクシー設定
社内ネットワークからアクセス可能
タイムスタンプ付与方法
タイムスタンプ検証方法
継続しやすい価格
電子帳簿保存法の改正により、電子データを保管する際はタイムスタンプ付与が義務付けられた為、企業や個人事業主は
タイムスタンプ付与ツールの継続的な利用が必須となり、購入を検討する際には長期的な目線でコストを考慮しなければなりません。
Stiiはお客様に継続的に利用していただくことを考え、他社に比べて初期費用も、継続費用も安く設定しておりますので、
始めやすく、さらに継続しやすい価格になっています。
一括検証機能の重要性
まとめ
- スキャン保存制度は電子帳簿保存法の一部である
- スキャン保存の対象書類は重要度によって高、中、低があり、高・中は重要書類、低は一般書類
- 一般書類は白黒で可能、重要書類はカラー/200dpi/256色以上とスキャン要件が違う
- スキャン保存制度に合った要件を満たせば、領収書など紙の原本を捨てても大丈夫
- 取引日、取引先、取引金額などの検索機能を確保する必要がある
- 要件として一定の期間（２ヶ月7日以内）とタイムスタンプ付与が必要である
- stii タイムスタンプサービスはメールで簡単にタイムスタンプ付与が可能
- stii タイムスタンプサービスは使い方が簡易で初期費用がかからない
- スキャナ保存に必要なタイムスタンプはスティータイムスタンプがおすすめ
